О самых распространенных техниках мы упомянем вскользь - данные техники итак у всех на слуху, да и до “техник” они не дотягивают - в народ ушли скорее советы по выполнению задач, чем серьезные методы. Однако не забудем и их. Акцентировать внимание будем на вещах более масштабных, и начнем с расстановки приоритетов.
Расстановка приоритетов
Распределяя время на задачи недостаточно просто понимать, как долго выполнять каждую из них. У каждой задачи свой приоритет, и это имеет гораздо большую роль, при компоновке вашего дня. В мировой практике тайм-менеджмента приняты две концепции для расставления приоритетов:”Анализ ABC” и “Матрица Эйзенхауэра”.
АВС-анализ в большей степени нацелен на сортировку дел в более глобальном масштабе: Все задачи предстоит распределить между приоритетными группами А, В, С. Для группы А среди всего списка предлагается вычленить самые важные задачи (от которых успех зависит в большей степени). Однако, как это часто бывает, “самыми важными” покажутся очень многие из списка. АВС-анализ требует, чтобы в данном сегменте было не более ⅕ - ⅙ от всех дел. Так что придется пересмотреть, либо искусственно занизить приоритет множества задач. Для группы В (прочие важные задачи) не более ¼. Весь же оставшийся список получает приоритет С, и значит, каким бы важным не казались его составляющие, обращать на них внимание стоит в последнюю очередь. Данный метод помогает работать над Кругом Заботы (о том, что это мы рассказывали в предыдущей статье). Такое жесткое отсеивание задач учит двигаться в продуктивном русле. Попробовав, к этому довольно легко привыкнуть. А привыкнув, огромные ресурсы ваших способностей начнут давать результат.
“Матрица Эйзенхауэра” учитывает минусы АВС-анализа -как ни крути, однако помимо значимости, у дел бывает и срочность. Данная матрица предлагает группировать задачи на:
- Срочные-Важные
- Несрочные-Важные
- Срочные-Неважные
- Несрочные-Неважные
Принцип Парето
Принцип Парето - это понятие из области экономики, которое можно сформулировать так: “20% вложенных усилий на 80% обеспечивают хороший результат”. Данный принцип применим в огромном числе дисциплин. В том числе и в тайм-менеджменте. И, как и в других дисциплинах, предлагается понять в чем именно состоит основной вклад, дабы не тратить лишних сил и времени. Такой подход сильно бьет по перфекционизму. Выполнение привычных дел, потратив на них лишь часть того времени, что вы привыкли тратить, неминуемо будет вызывать неудовлетворение. Однако стараться понять, что производит максимальный эффект в каждой из возможных задач - отличная практика. Достаточно просто держать в голове, что 80% вложенных в ту или иную задачу усилий могли быть потрачены с пользой, и желание разобраться появится само собой. Принцип Парето здорово помогает в оптимизации процессов. А, если понимать свою работу и глубоко и верно, то оптимизация никак не сыграет на качестве.
Интеллект-карты
Работая с большими объемами информации, или обучаясь чему-то новому, крайне много времени уходит на обработку. К сожалению, порой нашему мозгу физически тяжело усвоить километры текстов, инструкций, монотонные бесцветные формулы, или даты, или еще что. В таких ситуациях крайне эффективны Интеллект-карты (и вполне реальные, и как метод принятия информации). Суть сводится к созданию визуальной схемы, в которой информация или навык объясняется шаг за шагом. Своего рода презентация. Воспользуйтесь софтом для презентаций и попробуйте. Создайте блоки, свяжите стрелочками то, что следует из предыдущего. Добавьте интуитивно понятных изображений. Со временем такие “схемы” начнут рождаться сами, при любой полученной информации - привычка визуализировать знания появляется быстро, так как очень эффективна. Это очень действенный метод для обучения, либо для работы связанной с информацией -- не зря программисты рисуют блок-схемы для своих алгоритмов. Все-таки программисты - наиболее рациональные люди.
Метод Любищева
Александр Александрович Любищев - это советский биолог, известный так же и как гений тайм-менеджмента. Суть его подхода сводилось к следующему: все свое время стоит учитывать. То есть в конце каждого дня предлагается записать сколько часов и на что было потрачено. Далее в конце недели/месяца просуммировать все показатели, чтобы ясно увидеть, куда уходит жизнь. Такой подход крайне эффективен в долгой перспективе. Тратить время на мелочи совершенно не хочется - самого себя в отчетах не обманешь, будет и стыдно, и страшно за утекающие дни и месяцы. Как только количество часов потраченное, например, на соц.сети достигнет десятков или сотен часов заходить туда надолго желание пропадет.
Главная помеха в управлении временем
Самым сложным в тайм-менеджменте является удаление из жизни хронофагов (занятия “пожирающие время” - соц.сети, интернет, ТВ). В учебниках по тайм-менеджменту просто говорят “откажитесь”, однако это не так уж и просто осуществить. Более того, подчас, они являются для человека столь важным элементом жизни, что даже, распланировав свой день, на них так тянет, что хронофаги становятся этаким “подкреплением” - наградой за выполненные задачи. И это очень плохо. Стоит постоянно визуализировать реальную цели, и выполнять задачи исключительно ради них. Так как же избавиться от зависимости от хронофагов?
Придется полностью себя перестраивать. Во-первых, точно были допущены ошибки на стадии целеполагания - от целей должны гореть глаза. Во-вторых, возможна неправильная реализация целей - если выполнение задачи, которая явно ведет к реализации целей, не затягивает, то можно подумать об иных методах реализации. Например, если ваша главная цель - новое жилье, то, конечно, добиться её можно только усердно работая. Однако, если работа неприятна и наскучивает так, что невозможно сосредоточиться, то, если работа не приведет к цели быстрее всего (если зарплата там не идеальна), лучше найти другую работу. Иначе рабочие задачи будут выполняться долго, карьерного роста не предвидится, а значит и цель будет приближаться очень медленно.
В крайнем случае, когда и цель и реализация цели выбраны правильно, но зависимость от хронофагов все еще имеется, придется отнестись к ней, как к зависимости вполне реальной, и бросать словно вредную привычку (коей она и является). Постепенно уменьшая дозировку интернета/ТВ/др. день за днем, без сильных скачков и стараясь максимально разнообразить жизнь, через месяц-два вполне можно застать себя полностью продуктивной личностью. На пути этом поможет разного рода софт: например, если вы зависимы от общения в соц.сетях, то сперва соберите их в одном месте (приложение объединяющее все мессенджеры или соц.сети в одном) - тогда не будет нужды заходить в каждую соц.сеть отдельно. Вы и остаетесь на связи, и не тратите на это кучу времени. Если в соц.сетях львиная часть вашего дня уходит на контент (мемы, посты, статьи, видео), тогда подпишитесь на подборки интересующего контента, а от всех остальных каналов отпишитесь. В итоге, вы будете получать то, что вам интересно (при чем самое лучшее), просматривать в подходящее время, да еще и по графику.